• Home
  • Blog
  • Feedback dla opornych. Jak przekonać zespół do otwartej komunikacji?

ORGANIZACJA

01.06.2021 - Przeczytasz w 5 min.

Feedback dla opornych. Jak przekonać zespół do otwartej komunikacji?

01.06.2021 - Przeczytasz w 5 min.

Otwarta komunikacja polega na budowaniu szczerych i otwartych na rozmowę relacji. Jednym z jej elementów jest umiejętność dawania i przyjmowania feedbacku. Feedback to umiejętność przekazywania istotnych informacji w oparciu o fakty, bez oceniania drugiej osoby, w atmosferze życzliwości i troski o drugą osobę. W feedbacku ważna jest intencja, to po co go robimy.

Blog RST Software Feedback dla opornych

Celem jest budowanie szczerych, opartych na komunikacji relacji międzyludzkich. Skuteczna informacja zwrotna potrzebuje przestrzeni, szacunku i prawdy. Bardzo ważna jest dbałość o słowa, opieranie się na faktach i umiejętność formułowania potrzeb i próśb. Feedback nie jest oceną osoby a opisem sytuacji. W sprawnie funkcjonujących zespołach feedback służy wzmacnianiu i korygowaniu zachowań, a nie ukaraniu i wywołaniu poczucia winy u drugiej osoby. 

Pomimo tego, że brzmi to skomplikowanie, to na szczęście można się tego nauczyć.

Feedback na pewno działa. Otwarta komunikacja zwiększa efektywność i jakość pracy Twojego zespołu. 

To czy zespoły działają efektywnie finalnie warunkuje funkcjonowanie całej organizacji. Od efektywności zależy rozwój, dobre wykorzystanie zasobów, a co najważniejsze w obecnych czasach to, zdolność do przystosowywania się do zmian: gospodarczych, biznesowych czy społecznych. Każdy w organizacji ma wpływ na jakość pracy i relacji, co wiąże się z tym, że każdy powinien dążyć do doskonalenia swojej pracy. Im lepsza jest komunikacja, tym zdrowsza i sprawniej działająca jest cała organizacja. Ograniczenie konfliktów, pokazanie narzędzi do radzenia sobie z nimi pozwala nam skoncentrować się na pracy – jej jakości i efektywności, uciekamy od niepotrzebnych domysłów i niedopowiedzeń. Przejście od oceny, krytyki, konfliktu do otwartości na dialog oraz tego co może się pojawić w jego efekcie, przenosi firmę na inny poziom rozwoju. Otwarta komunikacja to siła napędowa organizacji i Twoja przewaga nad konkurencją.

 

Dobry feedback. Sprawdź co zyskasz dzięki otwartej komunikacji w zespole.

Grupa ludzi to nie zespół. To co odróżnia grupę ludzi od zespołu to: współzależny cel, jasne i akceptowalne role i odpowiedzialności, wspólne wartości i normy postępowania, szczerość i zaufanie. Wszystkie te obszary wspiera otwarta komunikacja. Polega ona na otwartości na wyrażanie opinii, tworzeniu atmosfery sprzyjającej feedbackowi. Otwarta komunikacja pozwala w trudnych sytuacjach przejść poza formalnościami i skoncentrować się na działaniu. W szybko zmieniającej się rzeczywistości, w kryzysowych sytuacjach potrzebujemy szybko podejmować decyzje. Nie mamy czasu na długie, zespołowe dyskusje, burze mózgów i wielogodzinne spotkania. Szybko podjęta decyzja pozwala, na równie szybkie wdrożenie nowych rozwiązań, sprawdzenie ich i wyciągnięcie wniosków. Jeśli w zespole mamy wysoki poziom zaufania, to te procesy odbęda się sprawnie. Otwarta komunikacja pozwala na wykorzystaniu mocnych stron zespołu. Uważam, że osiągnięcie satysfakcji w życiu zawodowym wspiera praca w zespole, w którym członkowie się szanują, rozumieją, czują się ze sobą dobrze i mają wspólny cel. 

Wprowadzanie otwartej komunikacji do organizacji zaczynamy zawsze od siebie, obojętnie czy jesteśmy szefem czy członkiem zespołu, który wierzy, że relacje oparte na szczerości i zaufaniu przynoszą wymierne wyniki biznesowe i dają satysfakcję z pracy. Ważne jest aby razem uczyć się i praktykować wspólnie ustalone zasady, pytać innych o zdanie i wdrażać zmiany w życie. Doświadczam każdego dnia, że dzieląc się wiedzą i doświadczeniami, pokazując różne perspektywy organizacja lepiej działa, szybciej się rozwija i podejmuje lepsze decyzje.

Feedback wdrożony z rozsądkiem. Zobacz jakie są szanse i zagrożenia związane z feedbackiem. 

Wdrażając kulturę feedbacku uwalniamy talenty, kreatywność i wyjątkowość każdego pracownika, z czego czerpie cała organizacja. Uruchamiamy potencjał, który często jest blokowany przez strach, wstyd czy poczucie winy. Eliminujemy lęk przed oceną, błędem czy niedoskonałą decyzją. W zespole w którym współpracownicy potrafią ze sobą rozmawiać  i korzystać z perspektyw różnych ludzi, są większe szanse na niestandardowe podejście do problemów, podważanie statusu quo czy szybkie i konstruktywne działania. Różnorodność jest siłą. Kompetencjami przyszłości będą: ciągła zmiana, odważne eksperymentowanie, przewidywanie szans i przewodzenie zmianom. Narzędziem do rozwoju tych kompetencji jest otwarta komunikacja i feedback.

Zagrożeniem może być źle wprowadzony feedback. Jeśli do tej pory w zespole nie było zwyczaju przekazywania sobie nawzajem informacji zwrotnej, koniecznie trzeba przygotować współpracowników na zmiany, wyjaśnić po co to robimy i nauczyć jak to robić. Kolejnym błędem jest łączenie feedbacku z oceną roczną i  wynagrodzeniem. Takie połączenie nie wspiera intencji dawania feedbacku czyli budowania szczerej komunikacji opartej na relacji.

Jeśli współpracownicy, liderzy, managerowie nie rozmawiają ze sobą, to nie mają szans na poznanie wzajemnych potrzeb i oczekiwań. Prowadzi to do szeregu trudności związanych m.in. z nieodpowiednią realizacją delegowanych zadań. Powstaje zamęt i chaos, frustracja i niezrealizowane cele. Gdy nie wiemy co się dzieje w zespole, organizacji, snujemy domysły, generujemy plotki i konflikty a tym samym obniżamy jakość naszej pracy i innych. 

Sprawdź co może się stać gdy nie będziesz stosować otwartej komunikacji. 

Dobre miejsce pracy to takie, w którym można się czegoś o sobie nauczyć, dowiedzieć. Zarówno o rzeczach pozytywnych jak i o tych, które wymagają pracy i rozwoju. Identyfikacja swoich mocnych stron to pierwszy krok do osiągnięcia osobistego mistrzostwa. Ważne jest abyśmy, zarówno jako szef jak i członek zespołu zauważali wspólne sukcesy i je świętowali oraz otwarcie mówili o błędach i wypracowali metodę aby w podobnych sytuacjach już ich więcej nie popełniać. 

Nie dając współpracownikom feedbacku, nie informując ich o działaniach, zachowaniach, które wymagają zmiany odbieramy im szansę na poprawę i rozwój. Reagujmy gdy widzimy, że czyjaś jakość pracy wymaga uwagi, rozmawiajmy o trudnych sytuacjach, wspólnie uczmy się jak rozwiązywać konflikty. Przede wszystkim mówmy do osoby a nie o osobie.  

Kiedy nie reagujemy na to, że czyjaś jakość pracy wymaga uwagi, reszta zespołu to widzi. Bez otwartej komunikacji nie rozumie co się dzieje, dlaczego praca gorszej jakości jest akceptowana. Może to prowadzić do tego że lepsi pracownicy stają się słabsi, spada jakość pracy, spada morale w zespole a wraz z tym wszystkim spadają wyniki całej organizacji. Nie udzielając feedbacku nie budujemy poczucia przynależności, nie dajemy przestrzeni do dyskusji. To właśnie dyskusja w przestrzeni firmowej sprzyja innowacjom, daje bezpieczne miejsce do rozładowania emocji i zabezpiecza przed wewnętrznym kryzysem. Mówiąc o feedbacku nie zapominajmy o feedbacku doceniającym, który ma ogromne znaczenia. Współpracownicy, których wysiłek jest zauważony i doceniony chętniej się rozwijają. Docenianie, to przecież zauważenie zaangażowania i wysiłku włożonego w pracę. 

 

Otwarta komunikacja i feedback potrzebują atmosfery szacunku i prawdy. Dotykają każdego a ich moc jest nieoceniona. Warto się ich nauczyć.

Poniżej kilka przykładów z RST, czyli jak w praktyce ja i zespoły stosujemy feedback i otwartą komunikację: 

  • polityka otwartych drzwi – idź i rozmawiaj,
  • otwartość na wyrażanie opinii – wspieraj, odważ się, akceptuj zdanie innych, rozmawiaj o tym co dla Ciebie ważne,
  • szkolenia z komunikacji – nieustannie rozwijaj kompetencje swoje i współpracowników z obszaru otwartej komunikacji, metod dawania i przyjmowania feedbacku, sposobów rozwiązywania konfliktów, wspieraj rozmawianie,
  • wykorzystywanie mocnych stron – poznaj swoje mocne strony, poznaj mocne strony swoich współpracowników, pracujcie w oparciu o talenty (np. talenty według Gallupa) – omawiajcie sytuacje kiedy talenty pomagają a kiedy utrudniają współpracę, poznajcie swoje indywidualne style komunikacji,
  • otwartość i uczciwość wobec członków zespołu – szczerość i szacunek to dwie z 4 wartości w RST,
  • kultura popełniania błędów – eksperymentuj i ucz się na błędach, oduczają się nieefektywnych praktyk, procesów i ucz się nowych, wspieraj swoich współpracowników, wspólnie szukajcie rozwiązań  
  • rytuały – zadbaj o regularne spotkania – to odpowiedzialność nas wszystkich (spotkania z zarządem, spotkania roczne, review – to momenty, kiedy wszyscy chcemy mieć równą wiedzę i rozmawiać o ważnych dla nas sprawach),
  • onboardnig –  zacznij od pierwszego dnia pracy nowego współpracownika, poznajcie się i starajcie zrozumieć swoje perspektywy,
  • angażowanie pracowników – nie wymyślaj rozwiązań za swoich ludzi, daj im narzędzia, pomysł, kierunek i przestrzeń,
  • ludzie i interakcje ponad procesy – pracuj zgodnie z wartościami i zasadami ustalonymi wspólnie z zespołem, współpraca ponad formalnościami,
  • reagowanie na zmiany a nie sztywne trzymanie się planu – bądź zwinny, uwzględniaj bieżące zmiany i potrzeby – klienta, zespołu, współpracowników,
  • mówimy do osoby a nie o osobie – masz trudność z zachowaniem lub komunikacją danej osoby, mów bezpośrednio do niej, tylko tak możesz dokonać zmiany.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o kulturze feedbacku, przeczytaj post:
,,Zaufanie kluczem do rozwoju, krótko o kulturze feedbacku”.

Ocena artykułu

Udostępnij

Katarzyna Pachocka-Nowok RST Software

Katarzyna Pachocka-Nowok

Vice President in Charge of Operation

Dziękujemy!

Twój email został wysłany.

Nasz serwis internetowy używa plików cookies do prawidłowego działania strony. Korzystanie z serwisu bez zmiany ustawień dla plików cookies oznacza, że będą one zapisywane w pamięci urządzenia. Ustawienia te można zmieniać w przeglądarce internetowej. Więcej informacji udostępniamy w Polityce plików cookies.